そう思っている人は意外と多いのではないでしょうか。
メールは相手の表情が見えないため、書く時のポイントを間違えると、相手に悪い印象を与えてしまうこともあります
しかし、それと同時にメールは相手との関係性をつくるきっかけとなるツールでもあるのです。
そこで、今回は「初対面から次の関係性へと繋げるメールの書き方」について話していきたいと思います。
今回のポイントを意識してメールを書くことで、初対面の人とより良い関係性をつくるためのきっかけにしてください。
メールはコミュニケーションの補助的な役割
まず抑えて欲しいのが、『メールはコミュニケーションにおける補助的な役割』として使うということです。
コミュニケーションにおける補助的な役割とは、例えば、
- 直接会った事が無い人にメッセージを送る事で、会うためのきっかけを作る
- 直接会えない状況の場合、伝えたい事をを伝える
などが考えられます。
メールにおけるコミュニケーションは補助的なもので、本来のコミュニケーションとは異なります。
本来のコミュニケーションは、お互いがやり取りをして、理解し合いながら、仲良くなる（距離を縮める）ものであるのに対して、
メールで行うコミュニケーションは、相手の表情が見えない（相手からの反応がない）ため、伝えることが主の一方通行のコミュニケーションになります。
だから、メールを書く際に意識したいのは、相手に（悪い）誤解のないように伝えるということです。
特に初対面の場合、相手の事を知らない状態なので、少なからず相手に対して警戒心を抱いてしまいます。
メールは相手の表情が見えないからこそ、変に距離を縮めようとすると誤解されてしまう恐れがあるので、
まずは、相手に「この人は大丈夫」と思ってもらえるようなメールを送る事を意識していきましょう。
なぜ相手と距離を縮めるのは難しい？
さて、メールは補助的な役割であるという話をしましたが、なぜメールで距離を縮める事が難しいのでしょうか？
それについて考えていきたいと思います。
そもそも人が仲良くなる時って、別に明確な理由があるワケではなく、感覚的なものだと思います。
「この人といたら楽しい」
「この人といたら落ち着く」
「この人は自分のことを分かってくれる」
などなど。
これは、お互いのコミュニケーション間では、単に言葉のやりとりだけでなく、表情や雰囲気、声色、間など言葉であらわせないもの（非言語情報）のやり取りも行われているからです。
この非言語情報のやりとりによって、人は相手と距離を縮めることができるのです。
特に女性はこの非言語情報に敏感なので、魅力を感じてもらったり、距離を縮めるには、まず非言語情報が重要になってくるでしょう。
例えば、女性が好きな男性の特徴として、
- 優しい人
- 頼りがいのある人
を上げたりしますけど、これらも明確に定義があるワケではなく、感覚的なものです。
「こういう事したからこの人は優しい」
「こういうことをしてくれるからこの人は頼りがいがある」
とか、そういうものよりも、
「この人といると安心するな～」
「この人は温かみがあるな～」
というのを感じて、それをあえて特徴としてあげるなら、「優しい」「頼りがいがある」という風になるんだと思います。
つまり、非言語情報のないコミュニケーションでは魅力を感じてもらう事も、距離が縮まる事もないという訳です。
（もちろん、男性もですが・・・）
メールの場合だと、どうしても言語情報が優位になり、非言語情報を伝えたり、感じたりするのが難しいです。
これがメールで距離を縮めるのが難しい大きな理由になります。
さらに言語情報が優位なメールでは、距離を縮めるどころか、言葉に囚われやすいため、悪い誤解を生んでしまうこともあるのです。
言葉によって生じる悪い誤解
言葉からイメージされるものは人によって様々です。
例えば、「りんごをイメージしてください」と言われたら、
- 赤色のりんごをイメージする人もいれば、
- 緑色の青りんごをイメージする人もいるでしょうし、
- 芸人のハイヒールリンゴさんをイメージする人もいるでしょう。
このように言葉からイメージされるものは1人1人違うので、言葉だけに囚われると誤解が生じてしまうのです。
しかも、メールでは伝えたい事をほとんど文字情報で伝えなければなりません。
写真やスタンプなどで、いくらか非言語情報も伝えることができるラインなどのチャットツールを使う時も、
相手の表情が見えないので、言語情報（言葉）には意識を向ける必要があるでしょう。
言葉が悪い誤解を生んでしまう例としては、ネットニュースに取り上げられ炎上してしまう芸能人の発言が分かりやすいです。
これは取り上げられた発言が、会話の流れや状況など（非言語情報）が無視されて切り取られているからです。
実際の発言がを聞いてみるとそこまでひどくないのに、
その発言だけを切り取られると、「なんてひどい発言なんだ！」とネガティブに思ってしまうのです。
だから、メールを送る時は、
- 相手に失礼な表現になっていないか？
- この言葉は適切か？分かりやすいか？
というような事を意識するといいです。
そうすることで、悪い誤解を防ぐことができます。
相手が読んでいるとは限らない
また、メールはリアルタイムのやり取りで行われていないのも、距離を縮めるのが難しい理由の１つです。
相手がいつメールを見るか分からないため、相手が返事をくれる（もしくは読んでくれている）とは限らないということもありえます。
1日に色んな所からメールはきますし、1通の文量も少なくはないので、全てのメールを読むのは億劫になってきます。
そうすると、重要なメールはしっかり読むけど、そうでないメールはざっくり読むというような読み方になっていきます。
初対面の人は普段関わってる人達と比べたら重要度は下がってしまうので、ざっくり読まれるでしょうし、読み飛ばされてしまうこともありえるのです。
すると、自分は伝えたはずのことが相手に伝わっていないということが起こり、相手とすれ違いになります。
ここで、大事なのは相手が読んでいる（返信をくれる）ことを期待しない事です。
そうすることで、メールで伝えた事を直接会った時に確認するといった対策もとれますし、返信が来なくて、腹を立てる事もありません。
しかし、相手と距離を縮めることを目的にしてしまうと、それが難しいのです。
それくらいなら、メールで距離を縮めるのは難しいと思って、直接会った時を大事にして、距離を縮めるコミュニケーションをする方が良いのではと思います。
メールを書く時のポイント
さて、ここまでメールと直接コミュニケーションの違いを話してきましたが、ここからは具体的なポイントについて話していきたいと思います。
まず大前提として意識したいのは、『簡潔で分かりやすく書く』ということです。
しかし、中には分かりやすく書く（話す）ことが苦手という人もいるかもしれませんが、
それは、人の話し方には2つのタイプがあり、話の中で重視しているところが違うからです。
人の話し方の２つのタイプ
人の話し方の2つのタイプは、
- 結論を重視するタイプ
- 過程重視するタイプ(回りくどい）
です。
結論重視タイプは、「結局何がいいたいのか？」という結論をとにかく重視します。
まず結論を話してから、そこから情報をつけ足して肉付けして話していきます。
例えば、仕事上での問題を上司に報告する場合、
A.「申し訳ありません。こういう問題が起こってしまいました。自分では分からないので対処法を教えて下さい。（結論）
まず経緯を説明すると、、こういうことが原因でないかと考えられます。そう思った理由は、○○です。」
みたいな感じで、まず結論を述べてから、理由や経緯などを詳しく説明していきます。
逆に過程重視タイプの人は、結論はそこまで重視しておらず、結論にたどり着くまでの過程を重視し、自分の中で結論までの道筋を立てて話していきます。
回りくどいタイプといってもいいかもしれません。
先ほどの例でいうと、
B. 「申し訳ありません。私は○○のように考えていました。なので、こういう風にしてこういうようにやったら○○が起きたんです。
一応自分なりにもいろいろ考えたのですが、上手くいきませんでした。なのでもうどうしていいか分からない状況です。
この問題に対してどう対処したら良いでしょうか。」
みたいな感じで、自分が思ったことや経緯などを伝えてから、最後の方に結論を話します。
あなたはどちらのタイプでしょうか・・・？
もし、分かりやすく書くのが苦手だなという人は、過程を重視するタイプである可能性が高いです。
メールは誤解のないように伝えた方がいいので、まずは結論重視で簡潔で分かりやすく書くようにした方がいいでしょう。
というのも、過程を重視して書こうとすると、回りくどくなって長文になってしまう恐れがあり、何が言いたいのか分からく、誤解が生じやすいメールになりかねないのです。
ただ、分かりやすいだけでも、機械的になって寂しいメールになってしまうので、
気持ちをこもったメールを書く事も意識した方がいいですね。
メールから相手の印象をイメージするので、気持ちのこもったメールの方が読むほうも嬉しいでしょう。
そして、これは過程重視タイプの人が得意なことで、両方の良い所を取り入れたメールを書くことが理想的です。
「分かりやすく」と「気持ちを込める」のバランスをとるために・・・
じゃあ、結論重視と過程重視の両方を取り入れたメールを書くためにはどうしたらいいのか？
ポイントは色々あると思いますが、まずは『何を伝えたい(聞きたい）のか？』を明確にすることです。
意識したらいいのは、「すべてを伝えよう（聞こう）としない」ということです。
全て伝えようとすると、メール自体も長文になり、ごちゃごちゃしてきて、読む側もしんどいですし、
「結局何が言いたいの？」と、当たり障りのない内容にもなってしまいます。
自分自身でも、結局何が伝えたかったのか分からないということもあり得るでしょう。
それらを防ぐためには、自分の中で伝えたい（聞きたい）事を絞り込んでみるということです。
例えば、マッチングアプリで知り合った人とやり取りするなら、
- 自分のアピールポイント
- 相手の気になったところ
- 今後どうしていきたいか？
などなどを考えると、沢山出て切るかもしれませんが、その中からある程度絞り込んで、メールを書くようにします。
あるいは、一度自分の好きなように書いてから、要らない部分を捨てていくようにします。
すると、メールの内容が明確になり、分かりやすい上に、自分の気持ちがこもったメールにもなるのです。
それに分かりやすいので、相手が読む負担を下げることにつながります。
また、自分が伝えたいことだけでなく、相手が何を知りたいのか？について考え、相手が知りたいことも書くように意識しましょう。
メールは相手が見えにくいですが、相手のことを考えるという当たり前のことも忘れないようにしてください。
『分かりやすく書くこと』と『気持ちを込めて書くこと』のバランスを整えていくメールを心がけてもらえればと思います。
メールの書き方よりも大事なこと
さて、ここまで、メールの書き方について話してきました。
もう一度ポイントをおさらいすると、
ポイント
- メールは直接コミュニケーションとは異なるコミュニケーション
- 相手と距離を縮めるには非言語コミュニケーションが大事
- メールは『分かりやすく簡潔に』を意識する
- 伝えたい（聞きたい）ことを明確にすることで気持ちのこもったメールにもなる
になります。
ただ、忘れてはいけないのは、本来の目的は相手と仲良くなる（距離を縮める）ことで、メールはその為の補助的なツールでしかないということです。
だから、最も大事なのは直接会った時（つまりデート）の時にいかに相手と仲良くなれるかです。
それについては、他の記事に書いてあるので、そちらを参考にしてほしいのですが、、
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1つポイントを上げるとしたら、今回も話した通り非言語情報を意識することです。
- 相手の言葉以外に表情や雰囲気に意識を向けてみる
- 言葉から相手の思いや背景をくみ取ってみる
などなど、自分が話す内容よりも、相手を理解したり、相手と楽しい時間を共有することを意識するといいです。
そして、「この人といると居心地がいい」と思ってもらうことが重要になってきます。
そう思ってもらうためには、自分自身の非言語情報（雰囲気）にも意識を向けてみましょう。
雰囲気が暗い人よりも明るい人の方が、相手にいい影響を与えることができますし、そういう人と一緒にいたいと思うのが自然です。
じゃあ、雰囲気を明るくするにはどうしたらいいのかというと、普段の思考パターンを前向きにする事です。
普段のセルフトークを前向きにしたり、もっとも気軽にできるのは、前向きになれるような情報に触れる機会を増やすということです。
別にこれはしっかり聞くとかしなくても、ただ流しているだけでも効果があります。
今ではYoutubeとかにも前向きになれるような情報が転がっていますから、そういったものを聞いているだけでも、どんどん思考が前向きになっていきますよ。
気軽に始められますので、ぜひ試してみて下さいね。
まとめ
さて、今回は初対面の人に対してのメールの書き方について話しました。
メールは直接的なコミュニケーションの補助的な役割である
まず、大事なのは、メールで行うコミュニケーションと直接的なコミュニケーションとは異なるという認識です。
メールで行うコミュニケーションは相手の表情が見えないため、自分が伝えるということが主になります。
相手と仲良くなる（距離を縮める）には、お互いを理解し合うことが大事ですから、メールではなかなかそれができません。
特に初対面の場合、相手をそもそも知らないわけですから、警戒心を少なからず抱きます。
距離を縮めるよりも、まずはその警戒心を解いて安心してもらう方が先なのです。
なので、メールでは距離を縮めようとするよりも、誤解のないように伝えるということを意識して、あくまで補助的なコミュニケーションだという割り切りが大事だと思うのです。
距離を縮めるのに重要な非言語情報
メールで距離を縮めないほうがいいという話をしましたが、それは、メールでは非言語情報のやりとりが難しいからです。
人とコミュニケーションを取る時、言葉だけでなく、相手の表情、雰囲気、声色、動き、思いなど非言語情報がやりとりされます。
言葉の裏にある非言語情報によって、お互いをを理解しあったり、一緒にいる心地よさを感じたりして、人の距離は縮まっていきます。
メールでは、どうしても非言語情報が伝わりにくく、言葉に囚われた誤解を生んでしまったり、リアルタイムでやりとりをされないことから、
そもそも相手が読んでいないということも起こりえてしまうのです。
メール書く時は「分かりやすく」と「気持ちを込める」のバランスが大事
じゃあ実際にメールを書く時はどうしたらいいのか？というと、まずは簡潔でわかりやすく書くことです。
人には、「結論重視タイプ」と「過程重視タイプ」の２つのタイプがあります。
「結論重視タイプ」は分かりやすく書くのが得意なのに対して、「過程重視タイプ」の人は結論よりも気持ちや思ったことを大事にします。
メールは長文になってしまうとそもそも読むのがしんどくなってしまうので、簡潔で分かりやすく書くことを意識して欲しいのですが、
それだけだと機械的で寂しいメールになります。
だから、気持ちや感情の部分も大事にしてほしいのです。
その為には、このメールで伝えたい（聞きたい）ことを明確にすることが大事になってきます。
その上で、すべてを伝えようとするのではなく、内容を絞り込んでいくことで、分かりやすい上に、気持ちのこもったメールになります。
また、伝えたい事を伝えるだけでなく、相手が何を求めているか？を考えてみるということも意識してください。
その分、気持ちのこもったメールになるので、是非そういう気持ちでメールを書いてみて欲しいなと思います。
相手と仲良くなるには非言語情報を意識して！
ここまではメールの書き方について書いてきましたが、最終的な目的は相手と仲良くなる（距離を縮める）ことです。
だから、メールよりもはるかに重要なのは、実際のコミュニケーションなのです。
実際のコミュニケーションの際には、相手と仲良くなることが目的なので、非言語情報を意識しましょう。
相手の非言語情報（思いや背景）をくみ取っていくのはもちろん、自分自身の非言語情報（雰囲気）も大事になってきます。
自分の雰囲気が明るいだけで、相手に安心感を与えることができますし、自然と一緒にいて盛り上がっていくと思います。
その為には、普段の思考パターンを前向きにしていくこと。
セルフトークを前向きな言葉にしたり、前向きになれる情報に触れることで雰囲気も変わっていきます。
自分自身の魅力を上げることが相手にいい影響を与えることにもつながっていく
そういう部分にも、意識を向ける様にしてみて下さいね。
それでは、最後まで読んで頂きありがとうございました！
